Pengantar Ilmu Administrasi BAB 6-8

BAB VI: ORGANISASI

  • PENGERTIAN ORGANISASI

Pengertian organisasi menurut berbagai para ahli antara lain disebutkan oleh:

  1. 1.      Organisasi Menurut Stoner

Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.

  1. 2.      James D. Mooney (1974) 

Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

  1. 3.      Ralp Currier Davis (1951)

Organisasi adalah sesuatu kelompok orang-orang yang sedang bekerja ke arah  tujuan bersama di bawah kepemimpinan.

  1. 4.      Daniel E. Griffths (1959)

Organisasi adalah seluruh orang-orang yang melaksanakan fungsi-fungsi yang berbeda tetapi saling berhubungan dengan yang dikoordinasikan agar sebuah tugas dapat diselesaikan.

Dengan demikian diantara ketiga macam pandangan tentang pengertian organisasi, pandangan yang tepat adalah yang menganggap organisasi sebagai suatu sistem kerjasama, sistem hubungan, sistem sosial. Guna memudahkan penangkapan pengertian, dapatlah kiranya disusun suatu definisi organisasi secara sederhana dan dapat diterapkan dalam praktek sebagai berikut :

“ Organisasi adalah suatu sistem yang saling mempengaruhi antar orang dalam kelompok yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu “.

Dari definisi sederhana ini dapat ditemukan adanya berbagai faktor yang dapat menimbulkan organisasi, yaitu orang-orang, kerjasama, dan tujuan tertentu. Berbagai faktor tersebut tidak dapat saling lepas berdiri sendiri, melainkan saling kait merupakan suatu kebulatan. Maka dalam pengertian organisasi digunakan sebutan sistem yang berarti kebulatan dari berbagai faktor yang terikat oleh berbagai asas tertentu.

Pada dasarnya, organisasi itu ada karena organisasi mempersatukan sumber-sumber dan potensi individu-individu. Menurut Schemerhorn (1985), Organization exist because individuals are limited in their physical and mental capabilities.

Herbert G. Hicks (1979) mengemukakan beberapa alasan mengapa seseorang memasuki organisasi:

  1. Social Reasons (Alasan-alasan sosial)
  2. Material Reasons (Alasan-alasan materiil)

Menurut Sutarto (1983) pandangan tentang organisasi yang paling tepat adalah yang menganggap organisasi sebagai suatu sistem kerja sama, sistem hubungan, atau sistem sosial.

Menurut Sondang P. Siagian, hakikat organisasi dapat ditinjau dari dua sudut pandangan:

  1. Organisasi dapat dipandang sebagai wadah, yaitu tempat kegiatan-kegiatan administrasi dan manajemen dijalankan dan sifatnya adalah “relatif statis”
  2. Organisasi dapat dipandang sebagai proses, yaitu interaksi antara orang-orang yang menjadi anggota organisasi dan sifatnya “dinamis”.

Beberapa karakteristik untuk disebut sebagai organisasi:

  1. Kolektivitas sekelompok orang yang bekerja sama, atas dasar
  2. Proses interaksi hubungan kerja, berdasarkan
  3. Pembagian kerja, yang ditentukan oleh
  4. Otoritas yang tersusun secara hirarkis dalam
  5. Strukturisasi fungsi dan peranan, untuk mencapai
  6. Tujuan.

Herbert G. Hick (1972) menyebut dua jenis elemen untuk semua organisasi, yaitu core elements (elemen inti) dan working elements (elemen kerja). Elemen inti adalah orang-orang atau anggota organisasi yang berinteraksi membentuk organisasi. Sedangkan elemen kerja adalah yang membuat organisasi efektif atau tidak efektif yang terdiri dari:

  1. Sumber daya manusia (human resources) yaitu

a. Kemampuan mengerjakan

b. Kemampuan mempengaruhi.

  1. Sumber daya non manusia (non human resources), yaitu meliputi benda-benda ekonomi
  2. Kemampuan menggunakan sumber daya konseptual (conceptual resources) dari kelompok tertentu dari anggota kelompoknya seperti manajer-manajer dalam menjalankan fungsi-fungsi manajemen atau tugas-tugas manajerial.

Myers & Myers (1985) menyebut elemen dasar organisasi yang terdiri dari:

  1. Size atau ukuran
  2. Kebergantunga
  3. Keterbatasan dalam ruang dan waktu
  4. Input
  5. Aktivitas yang dikoordinasi
  6. Output

Joseph P. Harris & John J. Corson (1963) mengemukakan unsur-unsur (elements) dari setiap organisasi, baik di dalam organisasi pemerintahan maupun organisasi-organisasi perusahaan. Elemen-elemen tersebut adalah:

  1. Objectives (tujuan-tujuan)
  2. Specialization (spesialisasi)
  3. Hierarchy (tingkatan atau jenjang)
  4. Coordination (koordinasi)
  5. Authority (otoritas atau wewenang)

3 jenis tujuan organisasi, yaitu:

  1. Pelayanan (service)
  2. Keuntungan (profit)
  3. Tujuan sosial

Beberapa prinsip organisasi antara lain adalah sebagai berikut:

  1. Tujuan yang jelas
  2. Spesialisasi
  3. Koordinasi
  4. Wewenang
  5. Tanggung jawab
  6. Keseimbangan
  7. Delegasi
  8. Kesatuan komando
  9. Jenjang hirarki
  10. Rentang control

Bentuk-bentuk organisasi:

  1. Organisasi lini atau garis : Otoritas mengalir dari puncak organisasi dilimpahkan kepada unit-unit organisasi di bawahnya dalam semua sector pekerjaan.
  2. Organisasi Lini dan Staf: Di samping otoritas berasal dari pimpinan puncak dan dilimpahkan kepada unit di bawah secara hirarkis dalam semua unit kerja, juga ada satuan unit organisasi yang membantu pimpinan dalam bidang tertentu tanpa ia ikut serta dalam otoritas lini.
  3. Organisasi Fungsional: Organisasi dimana otoritas pimpinan puncak didelegasikan kepada unit-unit organisasi hingga ke paling bawah dalam bidang pekerjaan tertentu dan masing-masing pimpinan unit mempunyai otoritas secara fungsional untuk memerintah semua pelaksana dari semua unit sepanjang berhubungan dengan pekerjaannya.
  4. Organisasi Lini-Fungsional: Memperlihatkan ciri organisasi lini dan organisasi fungsional.
  5. Organisasi Lini-Staf-Fungsional: Memperlihatkan ciri-ciri organisasi lini dan sifat serta organisasi fungsional.

            Pentingnya perumusan tujuan bagi organisasi telah lama disadari orang. pentingnya perumusan tujuan tersebut terutama karena :

  1. Tujuan untuk bertindak sebagai titik rujukan bagi usaha yang dilaksanakan organisasi.
  2. Tujuan diperlukan untuk mengkoordinasikan usaha.
  3. Organisasi yang berharap dapat berkembang dan bersaing dengan efektif harus segera terus menerus memperbaharui tujuannya.
  4. Tujuan organisasi merupakan tempat seluruh tindakan organisasi diarahkan.
  5. Tujuan merupakan prasyarat penetapan kebijaksanaan, strategi, prosedur, metode dan peraturan.

Karena tujuan itu amat penting dirumuskan, maka kita perlu memahami benar  sifat-sifat utama tujuan organisasi itu. Sifat tujuan organisasi yang utama diantaranya adalah :

  1. Tujuan organisasi berstruktur dalam suatu hierarki.
  2. Tujuan itu memperkuat tujuan perseorangan dan sebaliknya.
  3. Tujuan itu hendaknya berpadu dengan tujuan perseorangan.

d.     Tujuan yang lebih tinggi berisi tujuan-tujuan yang lebih bawah dan dapat dicapai dengan efektif hanya melalui kerjasama.

 

 

BAB VII: MANAJEMEN

PENGERTIAN MANAJEMEN

Manajemen berasal dari bahasa latin yaitu dari adal kata manus yang berarti tangan dan agere yang berarti melakukan. kata-kta itu digabung menjadi kata kerja managere yang berarti menangani, managere diterjemahkan kedalam bahasa inggris dalam bentuk kata kerja to manage untuk orang yang melakukan kegiatan manajemen akhinya management diterjemahkan kedalam bahasa Indonesia menjadi manajemen/ pengelolaan

  • DEFENISI MANAJEMAN MENURUT PARA AHLI
  1. Koontz and Donnel (1972) ” management is getting thing done through the efforts of other people” (manajemen adalah terlaksananya pekerjaan melalui orang-orang lain )
  2. Millet (1954) ” management is the process of directing and fasilitating the work of people organized informal group to achieve a desire goal” (manajemen adalah proses memimpin dan melancarkan pekerjaan dari orang-orang yang terorgasisir secara formal sebagai kelompok untuk memperoleh tujuan yang diinginkan
  3. Davis (1951) “management is the fuction of the executive leadership any where” ( manajemen adalah fungsi dari setiap kepemimpinan eksecutif dimanapun)
  4. Kimball and Kimball (1951)”management embraces all dities and function that pertain to the provicion of necessary is to operate and the selection of the principal office “( manajemen terdiri dari semua tugas dan fungsi yang meliputi penyusunan sebuah perusahaan, pembiayaan, penetapan garis-garis besar kebijaksanaa,penyediaan semua peralatan yang diperlukan dan penyusunan kerangka organisasi serta pemilihan para pejabat terasnya.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa manajemen mutlak diperlukan dalam setiap bidang kegiatan usaha yang melibatkan 2 orang atau lebih untuk mencapai tujuan tertentu dengan melalui kerja sama serta dengan memanfaatkan sumber-sumber lain.

  • UNSUR-UNSUR MANAJEMEN

Unsur manajemen adalah sesuatu yang menjadi bagian mutlak sebagai pembentuk manajemen banyak yang mengemukakan bahwa unsur manajemen seperti yang dikemukakan oleh G.R Terry dengan istilah the six M’S in management (6M didalam manajemen), yaitu man, money, materials, market, and methods.

Sesuai dengan pengertian manajemen y aitu suatu kegiatan usaha kearah pencapaian tujuan tertentu dengan melalui kerja sama orang lain serta denga pemanfaatan sumber-sumber lain yang tersedia maka unsur-unsur manajemen meliputi :

  1. Manusia (manusia pemimpin,manusia pelaksana,dan atau manusia objek pelaksana
  2. Tujuan yang hendak divapai sebagai pemegangan titik pengarahan
  3. Wadah yakni badan /organisasasi sebagaai tempat orang-orang melakukan kerja sama
  4. Alat atau sarana mencapai tujuan
  5. Kegiatan /aktivitas seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dsb
  • HUBUNGAN ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

Hubungan administrasi dan manajemen adalah

  1. Dalam penerapan adminstrasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan hanya kegiatannya yang dapat dibedakan
  2. Adminmistrasi bersifat konsep menentukan tujuan dan kebijaksanaan umum secara menyeluruh sedangkan manajemen sebagai subkonsep yang bertugas melaksanakan semua kegiatan untuk mencapai tujuan dan kebijaksanaan yang sudah tertentu pada tingkat administrasi
  3. Administrasi lebih luas dari pada manajemen karena manajemen sebagai salah satu unsurt dan merupakan inti dari administrasi sebagai pelaksana yang bersifar operasional melainkan mengatur tindakan -tindakan pelaksanaan oleh sekelompok orang yang disebut “bawahan” jadi dengan manajemen administrasi akan mencapai tujuannya
  • INTI MANAJEMEN

Inti manajemen menurut para ahli adalah sbb

  1. Dimork dan Koening (1960) “leadership is the key to management (kepemimpinan adalah inti dari manajemen)
  2. Siagian (1981) mengemukakan ” kepemimpinan merupakan motor penggerak dari semua sumber-sember dan alat-alat (resoures)yang mendisahkan sebuah buah -buahan yang dikulitnya diumpamakan dengan admnistrasi, dagingnya diumpamakan dengan manajemen dan bijinya adalah kepemimpinan maksudnya sama halnya dengan manajemen maka yang pertama tama disoroti adalah kulitnya bagian luar “administrasi ” kemudian intinya yaitu manajemen selanjutnya bertemu denga inti dari manajemen disebut denga kepemimpinan (leadership) maka baik tidaknya buah itu nantisangat bergantung pada kwalitas bijinya kaitannya dengan manajemen baik tidaknya manajemen bergantung pada baik tidaknya kepemimpinan.
  • EFISIENSI SEBAGAI FAKTOR KUNCI KEGIATAN MANAJEMEN

Miftah thoha dalam aneka sari ilmu administrasi (1980 : P A28) bahwa dimanapun administrasi itu dijalankan maka erja haruslah merupakan dasar pertimbangan untuk melakukan segala kegiatan dalam rangka menapai tujuan organisasinya
Luther Gullick (1957 : P 191 -192) berpendapat bahwa dalam pengetahuan administrasi masalah yang menjadi intinya adalah efisien tujuan pokok dari ilmu administrasi didalam pelaksanaan pekerjaan yang ada dengan pembiayaan minimal untuk tenaga kerja dan barang-baragn
kesimpulan dari kedua pendapat tesebut bahwa tidak ada artinya suatu pembangunana negara kalau administrasinya hanya merupakan sumber / akibat utang bertumpuk sehingga administras dalan hai ini mempunyai tujuan atau motif tak lain dan tak bukan hanyalah tercapainya tujuan secara efisien the liang ge berpendapat bahwa efisiensi sebagai perbandingan terbaik antara sesuatu usaha dengan hasilnya perbandingan ini dapat dilihat dari 2 segi yaitu segi hasil dan segi usaha

ü  dilihat dari segi hasil suatu usaha dapat dikataka efisien kaau usaha itu memberikan hasil yang terbaik

ü  dilihat dari segi usaha suatu usaha dapat dikatakan efesien kaau sesuatu hasil yang dikehendaki dapat tercapai dengan usaha yang teringan. teringan dalam hubungannya dengan pemakaian waktu benda atau ruang yang digunakan untuk melakukan usaha

PROSES MANAJEMEN

Proses manajemen adalah suatu kegiatan yang terus menerus tetapi sistematis tidak sembarangan atau asal saja melainka secara teratur dalam keraturan yang terus menerus itu manajemen tidak tanpa tujuan melainkan ada tujuan yang adakan dicapai tetapi meskipun tujuan telah tercapai tidak berarti kegaitan berhenti karena dalam dinamika manajemen suatu tujuan yang telah dicapai disusul atau dilanjutkan dengan tujuan berikutnya
manajemen sebagai suatu proses, banyak tugas atau fungsi yang fundamarntal fungsi fundamental ini oleh beberpa ahli brlainan pendapat tetapi pada hakikatnya yang jadi klasifikasi pokok yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan berhubungan dengan pencapaian tujuan melalui kerja sama orang lain titik beratnya ada usaha pemanfaatan orang-orang yang berarti ia yang melakukan perfomencenya akan tetapi melalui sumber-sumber yang tersedi untuk itu sebagai sarana dan prasaran usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tersebut yang dimaksud sumber-sumber yang tersedia ialah segenap potensi yang dapai dimanfaatkan dalam rangka penyelesaian pekerjaan – pekrjaan usaha kerja sama yang bersangkutan

Administrasi dan manajemen merupakan hal yang universal dalam setiap dinamika kerja sama manusia organisasional, baik dalam dunia kegiatan yang bersifat public maupun privat atau dunia bisnis modern.

Pengertian manajemen mengandung berbagai aspek dan karakteristik.

  1. Manajemen sebagai proses
  2. Manajemen sebagai suatu fungsi
  3. Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang
  4. Manajemen sebagai suatu sistem
  5. Manajemen sebagai ilmu
  6. Manajemen sebagai seni
  7. Manajemen sebagai suatu profesi.

Pelaku manajemen disebut dengan manajer. Apa yang dikerjakan manajer dapat dikemukakan sebagai berikut (James A.F. Stoner, 1982)

  1. Manajer bekerja dengan dan melalui orang lain
  2. Manajer bertanggung jawab dan mempertanggungjawabkan atas suksesnya organisasi mencapai tujuan
  3. Manajer menyeimbangkan persaingan sasaran dan perangkat prioritas.
  4. Manajer harus berpikir analitikal dan konseptual
  5. Manajer adalah mediator atau perantara
  6. Manajer adalah politisi
  7. Manajer adalah diplomat

James A.F. Stoner (1982) mengklasifikasi tingkat-tingkat manajemen atau yang disebut juga “tipe-tipe manajer” berdasarkan:

  1. By their level in organization
  2. By their range of organizational activities for which they are responsible.

Berdasarkan luasnya aktivitas-aktivitas organisasional sesuai dengan pertanggungjawabannya, maka klasifikasi manajer terdiri atas:

  1. Manajer fungsional: bertanggung jawab untuk hanya satu aktivitas organisasional.
  2. Manajer umum: mengawasi satu unit yang kompleks.

Berdasarkan tingkatan dalam organisasi, maka tingkat manajemen dapat dibedakan atas:

  1. Top management
  2. Middle management
  3. Lower management

Adakalanya tingkat manajemen diklasifikasi atas:

  1. Manajemen puncak
  2. Manajemen puncak-menengah
  3. Manajemen menengah
  4. Manajemen menengah operasional
  5. Manajemen operasional

Dalam melakukan tugas-tugas atau fungsi-fungsi manajerial, maka administrator atau manajer dituntut untuk memiliki keterampilan yang disebut keterampilan manajerial.

Robert L. Katz, sebagaimana dikutip oleh James A.F. Stoner (1986), menentukan tiga jenis dasar keterampilan. Yaitu:

  1. Keterampilan teknik: kemampuan yang berhubungan erat dengan penggunaan alat-alat, prosedur-prosedur, metode-metode dan teknik-teknik dalam suatu aktivitas manajemen dengan benar dan tepat.
  2. Keterampilan manusiawi: kemampuan untuk menciptakan dan membina hubungan baik.
  3. Keterampilan konseptual: kemampuan mental untuk mengkoordinasi dan memadukan semua kepentingan dan kegiatan organisasi.

Kuantitas dan kualitas pentingnya tiap keterampilan bergantung pada tingkatannya dalam organisasi.

Pengembangan kemampuan manajerial di Indonesia tergolong lambat. Hal ini dikarenakan adanya beberapa kendala. Seperti kendala psikologis, historis, sistem pendidikan dan administratif.

Sumber daya manajemen terdiri atas:

  1. Manusia
  2. Sumber daya materiil
  3. Metode-metode

Untuk prinsip-prinsip manajemen, Fayol mengemukakan empat belas prinsip. Yaitu:

  1. Decision of work
  2. Authority and responsibility
  3. Discipline
  4. Unity of command
  5. Unity of direction
  6. Subordination of individual to general interest
  7. Ramuneration
  8. Centralization
  9. Scalar chain atau hierarchy
  10. Order
  11. Equity
  12. Stability of tenure
  13. Initiative
  14. Esprit de cops

 

 

 

 

BAB VIII: FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

Louis A. Allen : Leading, Planning, Organizing, Controlling.

Prajudi Atmosudirdjo : Planning, Organizing, Directing, atau Actuating and Controlling.

John Robert B., Ph.D : Planning, Organizing, Command -ing, and Controlling.

Henry Fayol : Planning, Organizing, Commanding, Coordinating, Controlling.

Luther Gullich : Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Repor-ting, Budgeting.

Koontz dan O’Donnel : Organizing, Staffing, Directing, Planning, Controlling.

William H. Newman : Planning, Organizing, Assem-bling, Resources, Directing, Controlling.

Dr. S.P. Siagian., M.P.A : Planning, Organizing, motivating and Controlling.

William Spriegel : Planning, organizing, Controlling

Lyndak F. Urwick : Forecasting, Planning Orga-nizing, Commanding, Coordina-ting, Controlling.

Dr. Winardi, S.E : Planning, Organizing, Coordi-nating, Actuating, Leading, Co-mmunication,

Controlling

The Liang Gie : Planning, Decision making, Directing, Coordinating, Control-ling, Improving.

James A.F.Stoner : Planning, Organizing, Leading, and Controlling.

George R. Terry : Planning, Organizing, Staffing, Motivating, and Controlling.

Dari beberapa pendapat para penulis di atas dapat dikombinasikan, fungsi-fungsi manajemen adalah

sebagai berikut:

Planning

Berbagai batasan tentang planning dari yang sangat sederhana sampai dengan yang sangat rumit.

Misalnya yang sederhana saja merumuskan bahwa perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan

untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Pembatasan yang terakhir merumuskan perencaan

merupakan penetapan jawaban kepada enam pertanyaan berikut :

1. Tindakan apa yang harus dikerjakan ?

2. Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ?

3. Di manakah tindakan itu harus dikerjakan ?

4. kapankah tindakan itu harus dikerjakan ?

5. Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ?

6. Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu ?

Menurut Stoner Planning adalah proses menetapkan sasaran dan tindakan yang perlu untuk mencapai

sasaran tadi.

Organizing

Organizing (organisasi) adalah dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam cara yang terstruktur

untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran.

Leading

Pekerjaan leading meliputi lima kegiatan yaitu :

• Mengambil keputusan

• Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara manajer dan bawahan.

• Memeberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak.

Memeilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya, serta memperbaiki pengetahuan

dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang ditetapkan.

Directing/Commanding

Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi

bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masingmasing,

agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah

ditetapkan semula.

Motivating

Motivating atau pemotivasian kegiatan merupakan salah satu fungsi manajemen berupa pemberian

inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan melakukan kegiatan secara suka rela

sesuai apa yang diinginkan oleh atasan.

Coordinating

Coordinating atau pengkoordinasian merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukan

berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan

menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama

yang terarahdalam upaya mencapai tujuan organisasi.

Controlling

Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen

yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan

bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud dengan tujuan yang telah digariskan

semula.

Reporting

Adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau

pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada

pejabat yang lebih tinggi.

Staffing

Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi

sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga memberi

daya guna maksimal kepada organisasi.

Forecasting

Forecasting adalah meramalkan, memproyrksikan, atau mengadakan taksiran terhadap berbagai

kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rancana yang lebih pasti dapat dilakukan.

Pengorganisasian adalah pembagian pekerjaan yang direncanakan untuk diselesaikan oleh anggota kelompok pekerjaan, penentuan hubungan-hubungan pekerjaan di antara mereka dan pemberian lingkungan pekerjaan yang sepatutnya (George R. Terry, 1977)

Fungsi pengorganisasian dalam manajemen penting sebab:

a)      Mewujudkan struktur organisasi

b)      Uraian tugas dari setiap bidang atau bagian dalam organisasi menjadi jelas

c)      Wewenang dan tanggung jawab menjadi jelas

d)     Memperlihatkan antartugas atau pekerjaan dari setiap unit organisasi

e)      Sumber daya manusia dan materiil yang dibutuhkan dapat diketahui.

Untuk memperoleh hasil pengorganisasian yang baik, perlu diperhatikan langkah-langkah berikut:

  1. Mengetahui tujuan
  2. Membagi habis pekerjaan dalam unit organisasi
  3. Menggolongkan kegiatan ke dalam unit yang operasional atau praktis
  4. Menentukan wewenang dan tanggung jawab
  5. Menentukan atau menyediakan sarana dan prasarana yang diperlukan
  6. Memilih menempatkan dan menugaskan personil sesuai dengan keterampilan manajerial yang dimiliki
  7. Mendelegasikan wewenang.

Dalam organisasi terdapat tiga jenis wewenang, yaitu:

  1. Wewenang lini (line authority): dinyatakan oleh jalur perintah dari manajemen puncak ke manajemen bawah.
  2. Wewenang staf (staff authority): berfungsi untuk menyediakan atau memberikan pelayanan, saran, dan nasihat pada lini. Wewenang staf dapat dibagi atas dua bagian besar. Yaitu:

a)         Staf spesialis yang terdiri dari staf penasihat, pelayanan, pengawasan, dan fungsional

b)        Staf pribadi yang terdiri dari staf pembantu dan staf umum

  1. Wewenang fungsional (functional authority): hak untuk mengendalikan kegiatan departemen atau unit lain dalam hubungannya dengan tanggung jawab staf yang khusus.

Bentuk struktur organisasi dapat diklasifikasi atas bentuk:

  1. Struktur organisasi lini
  2. Struktur organisasi staf
  3. Struktur organisasi fungsional
  4. Struktur organisasi lini-staf
  5. Struktur organisasi lini-fungsional
  6. Struktur organisasi lini-staf-fungsional

Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang juga mempunyai hubungan yang erat dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Terutama dengan fungsi perencanaan.

Pengawasan ditujukan agar kegiatan-kegiatan untuk merealisasikan tujuan serta efektivitas pendayagunaan sumber-sumber tidak menyimpang dari rencana.

Proses pengawasan pada garis besarnya mengandung langkah-langkah kegiatan sebagai berikut:

  1. Menentukan objek-objek yang akan diawasi
  2. Menetapkan standar sebagai alat ukur pengawasan atau yang menggambarkan pekerjaan yang dikehendaki
  3. Menentukan prosedur, waktu dan teknik yang dipergunakan
  4. Mengukur hasil kerja yang dilaksanakan
  5. Membandingkan antara hasil kerja dengan standar untuk mengetahui apakah ada perbedaan
  6. Melakukan tindakan-tindakan perbaikan terhadap suatu penyimpangan-penyimpangan yang berarti.

Kegiatan pengawasan hanya mempunyai arti yang kecil kecuali jika diambil tindakan koreksi.

Ada dua tipe tindakan korektif. Yaitu:

  1. Tindakan korektif segera (Immediate corrective action): tindakan koreksi terhadap berbagai hal yang masih merupakan gejala-gejala.
  2. Tindakan korektif mendasar (basic corrective action): tindakan koreksi terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi atau kasus-kasus.

Prinsip-prinsip pengawasan:

  1. Pengawasan harus berlangsung terus menerus bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan atau pekerjaan
  2. Pengawasan harus menemukan, menilai dan menganalisis data tentang pelaksanaan pekerjaan secara objektif
  3. Pengawasan bukan semata-mata untuk mencari kesalahan tetapi juga mencari atau menemukan kelemahan dalam pelaksanaan pekerjaan
  4. Pengawasan harus memberi bimbingan dan mengarahkan untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan dalam pencapaian tujuan
  5. Pengawasan tidak menghambat pelaksanaan pekerjaan tetapi harus menciptakan efisiensi (hasil guna)
  6. Pengawasan harus fleksibel
  7. Pengawasan harus berorientasi pada rencana dan tujuan yang telah ditetapkan
  8. Pengawasan dilakukan terutama pada tempat-tempat strategis atau kegiatan-kegiatan yang sangat menentukan atau control by exception
  9. Pengawasan harus membawa dan mempermudah melakukan tindakan perbaikan (corrective action)

Tujuan fungsi kontrol antara lain adalah:

  1. Mencegah terjadinya penyimpangan pencapaian tujuan yang telah direncanakan
  2. Agar proses kerja sesuai dengan prosedur yang telah digariskan atau ditetapkan
  3. Mencegah dan menghilangkan hambatan dan kesulitan yang akan, sedang atau mungkin terjadi dalam pelaksanaan kegiatan
  4. Mencegah penyimpangan penggunaan sumber daya
  5. Mencegah penyalahgunaan otoritas dan kedudukan.

 

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s